太阳成集团员工档案管理细则（试行）

为进一步做好公司员工档案管理工作，确保员工档案资料齐全、完整、规范和安全，按时为用人单位提供可靠的档案依据，为员工就业提供良好服务，根据《高等学校档案工作规范》的有关规定，结合公司实际，特制定本细则。

一、管理模式

（一）员工档案管理分为学校和学院两级管理。学校管理委托人才招聘指导处执行。

（二）人才招聘指导处负责制定本校员工档案工作规章制度，监督、指导、检查各学院的执行情况，负责全校员工档案袋的发放，负责全校毕业生档案分类寄出和保管，并负责毕业生的档案查询、提取工作。

（三）各学院负责员工从进校到毕业期间的档案收集、整理、分类、鉴定、保管、统计和查阅等工作，负责将整理有序、内容真实、材料完整的毕业生档案在规定时间内交送人才招聘指导处。

二、管理要求

各部门、各学院要高度重视员工档案管理工作，实行集中统一管理的原则，落实责任制，严格管理程序。

（一）人才招聘指导处要建立毕业生档案室，建立学校员工档案管理制度，并且配设档案管理员，实行专人管理。

（二）各学院必须配备员工档案柜，建立本学院的员工档案管理制度，并且配设档案管理员，实行专人管理。

三、管理流程

（一）学院管理

1。新生入学时，由各学院的档案管理员为各班级制作《员工档案资料登记表》并下发给班级辅导员。

2。新生入学后，由班级辅导员将员工资料整理装袋建档，并以班级为单位，按学号的先后顺序排列，交给学院的档案管理员入库存档。

3。每学期由学院的档案管理员定期通知班级辅导员，收集员工本学期产生的资料。

4。辅导员在规定时间内组织收集整理资料。

5。学院档案管理员开放档案柜，由班级辅导员负责将资料装入袋内，并在《员工档案资料登记表》相应栏内作标记。

6。学院档案管理员负责检查验收，协助班级辅导员规范整理。

7。员工毕业时，学院档案管理员协助毕业班辅导员对本班应届毕业生档案进行认真清理，仔细核对，做到《员工档案资料登记表》与档案材料相符；有特殊情况的档案应另附说明材料，做到零失误。将规范整理的毕业生档案按时送交人才招聘指导处，并附《员工档案资料登记表》一式两份。

8。档案在学院期间，学院档案管理员要负责档案的安全、完整。员工档案一般不借阅，如遇特殊情况需借阅，必须经公司党总支书记（没有党总支书记的由副书记）签字批准。

（二）学校管理

1。人才招聘指导处档案管理员在接收各学院毕业生档案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在《毕业生档案送交登记表》上签字，并将《毕业生档案送交登记表》造册存档备查。

2。人才招聘指导处档案管理员对各学院送交的档案，要及时进行分类整理，在规定时间内通过邮政机要局将毕业生档案寄达生源所在市（州、地）教育局等省就业指导中心所要求寄达的地方，并将《毕业生档案寄出登记表》存档备查；对特殊情况（如参加"西部计划"、"三支一扶"等）毕业生的档案，由学校代为暂时保管。员工在服务期满后，可凭就业单位人事部门的公函和本人身份证，到人才招聘指导处提出档案领取申请，获批准后领取档案。

3。暂时保存在学校的毕业生档案由人才招聘指导处档案管理员统一管理。人才招聘指导处档案管理员要按学院进行分类整理，并填写《毕业生档案暂时保存登记表》，一并放入档案室保存。

4。毕业生档案在学校保管期间，人才招聘指导处档案管理员要负责档案的安全、完整。员工档案一般不借阅，如遇特殊情况需借阅，必须经人才招聘指导处处长签字批准。

本细则自发布之日起执行，由人才招聘指导处负责解释。